Ficha digital da cliente no salão: o que registrar e quando apagar os dados

Por que o caderno de fichas atrapalha mais do que ajuda A ficha de papel funciona até o dia em que some, molha ou fica ilegível — e é exatamente nesse dia que a cliente pergunta "você tinha anotado que eu sou alérgica a quê mesmo?". Fora o risco de perda, o caderno não é pesquisável: pra saber o que foi feito na última visita, alguém folheia página por página. Passar isso pra um sistema digital — pode ser uma planilha organizada, o cadastro de cliente do seu sistema de agendamento, ou uma ficha em nuvem — resolve três problemas de uma vez: nada some, dá pra buscar por nome, e o histórico fica com quem atende, não com quem escreveu. O que vale registrar em cada atendimento Não precisa reinventar a ficha. O que faz diferença no dia a dia: Dados de contato — nome, telefone, data de nascimento (pra parabéns e promoções de aniversário). Histórico de saúde relevante pro serviço — alergia a produto, sensibilidade de pele ou couro cabeludo, uso de medicamento que interfira no procedimento, gravidez. O que foi feito — procedimento, produto e marca usados, tempo de pausa/exposição quando aplicável, profissional responsável. Preferência da cliente — tom que ela gosta, o que ela pediu pra evitar, reclamação anterior já resolvida. Data do atendimento — pra calcular o intervalo certo até o retorno. Se o procedimento tiver risco de reação (coloração, alisamento, extensão de cílios), documentar o que foi usado e quando é o que te protege se a cliente alegar reação dias depois — não é burocracia, é registro que sustenta sua versão dos fatos. Histórico de saúde é dado sensível — trate como tal Informação de alergia, condição de pele ou uso de medicamento é dado de saúde, e a LGPD classifica dado de saúde como dado pessoal sensível — o tratamento só pode acontecer nas hipóteses do artigo 11 da lei , e a mais simples pro seu salão é o consentimento da própria cliente, dado de forma específica pra essa finalidade. Na prática: quando abrir a ficha, informe pra que serve aquele dado ("pra eu saber se algum produto pode te fazer mal") e evite pedir mais do que precisa. Se seu sistema tiver campo de observação livre, não vire aquilo um diário — quanto mais dado sensível acumulado sem necessidade, maior o risco se o acesso vazar. Isso vale pra quem usa sistema de gestão, mas também pra quem mantém a ficha em planilha do Google ou WhatsApp: proteja o acesso com senha, não deixe o link da planilha aberto pra qualquer pessoa com o link, e não compartilhe ficha de cliente em grupo de equipe sem necessidade. Por quanto tempo guardar — e quando apagar A LGPD não fixa um prazo único de guarda pra todo mundo: o artigo 15 diz que o tratamento termina quando a finalidade foi alcançada ou o dado deixou de ser necessário — quem decide o prazo, dentro disso, é o motivo pelo qual você guarda o dado. Um parâmetro prático pra salão: o Código de Defesa do Consumidor dá à cliente até cinco anos, contados de quando ela souber do dano, pra reclamar de um serviço mal feito ( art. 27 do CDC ). Manter o histórico de atendimento por esse período é o que te dá algo pra mostrar se uma reclamação chegar tarde — não é exigência da LGPD, é proteção pra você. Passado esse prazo, se a cliente sumiu de vez, não há motivo pra manter o dado sensível guardado indefinidamente. Revisar a base uma vez por ano e apagar ficha de quem não é mais cliente há muito tempo é mais seguro do que acumular histórico de saúde de gente que você nem lembra mais quem é. Como migrar do papel sem perder histórico Não precisa digitar o caderno inteiro num fim de semana. O jeito que funciona na prática: Comece pelas clientes que têm agendamento marcado — digite a ficha delas no dia em que vierem. Peça pra cliente confirmar os dados de alergia e saúde na hora, em vez de copiar do papel antigo sem checar — é a chance de atualizar o que mudou. Só depois de o fluxo novo estar rodando, decida o que fazer com o caderno velho: guardar fechado até o prazo de cinco anos passar, ou digitalizar em PDF pra manter como backup do que já foi atendimento encerrado. O ganho aparece rápido: na segunda semana já dá pra puxar o histórico de uma cliente em segundos, em vez de vasculhar caderno — e isso vale tanto pra quem usa uma ferramenta como o GlowOps quanto pra quem começa só com uma planilha bem organizada.