Estoque do salão: como organizar sem travar o caixa

Estoque parado é dinheiro que devia estar no caixa Todo salão erra o estoque em uma de duas direções. Compra pouco e para o atendimento no meio da semana porque faltou descolorante. Ou compra demais achando que está se precavendo, e o dinheiro que podia pagar o aluguel fica parado em prateleira, às vezes vencendo antes de ser usado. As duas situações têm a mesma causa: ninguém sabe, em número, quanto o salão realmente consome de cada produto por mês. O caminho para sair disso não é comprar menos ou comprar mais — é parar de decidir compra por impulso ou por promoção do fornecedor e passar a decidir por cadastro, classificação e ponto de reposição. Nenhuma etapa abaixo exige sistema caro. Dá para rodar as três primeiras numa planilha. Passo 1: cadastre cada produto que entra e sai Antes de qualquer cálculo, o salão precisa de um registro por item com: Nome e marca exatos (não "tinta", e sim "tinta 6.0 Marca X") Quantidade mínima e máxima que o salão quer manter Validade Toda entrada (compra) e toda saída — incluindo o que foi usado em atendimento, não só o que foi vendido no balcão É esse último ponto que mais falha na prática: salão registra venda de produto para a cliente levar para casa, mas não registra o que foi gasto durante o próprio atendimento. Sem isso, o consumo real fica subestimado e o estoque mínimo calculado no passo 3 sai errado. Passo 2: separe o que pesa no resultado (curva ABC) Nem todo produto merece o mesmo cuidado. A curva ABC — método clássico de gestão de estoque baseado no princípio de Pareto — separa os itens em três grupos: Classe A: poucos itens que respondem pela maior fatia do valor movimentado — os produtos caros ou de consumo mais frequente, como tintas e produtos de tratamento químico Classe B: itens de peso intermediário Classe C: item de baixo valor e baixo giro — descartáveis, algodão, luvas Na prática: a classe A merece contagem semanal e um fornecedor de reposição rápida já definido com antecedência. A classe C pode ficar com estoque mínimo mais folgado e conferência mensal, porque o custo de errar ali é baixo. Passo 3: calcule o estoque mínimo e o ponto de pedido Estoque mínimo é a quantidade que o salão nunca deixa cair abaixo disso sem já ter feito o pedido de reposição. Uma forma simples de calcular: Estoque mínimo = consumo médio diário × tempo de reposição do fornecedor (em dias) + margem de segurança Exemplo ilustrativo: um salão usa, em média, 2 potes de um produto por dia. O fornecedor demora 5 dias entre o pedido e a entrega. Sem margem, o estoque mínimo seria 10 potes — é nesse número que o pedido precisa ser feito, não quando a prateleira já está vazia. Com uma margem de segurança de 2 dias de consumo (mais 4 potes), o ponto de pedido sobe para 14. O número exato varia com a confiabilidade do fornecedor: quanto mais ele atrasa, maior a margem precisa ser. Passo 4: controle validade com FIFO FIFO (primeiro que entra, primeiro que sai) é simples de aplicar: ao repor a prateleira, o produto novo vai para trás e o que já estava ali fica na frente, pronto para ser o próximo usado. Isso evita que o produto mais antigo fique esquecido atrás enquanto o mais novo é usado primeiro — o erro mais comum em estoque de salão, porque ninguém organiza por data na correria do dia a dia. Vale também anotar a data de abertura na embalagem assim que o produto é usado pela primeira vez: produto químico aberto costuma perder eficácia bem antes do prazo de validade impresso no frasco fechado, e esse prazo pós-abertura varia por fabricante — por isso o ideal é conferir a informação na própria embalagem, não assumir um número padrão para todos os produtos. Inventário: toda semana ou todo mês? Os dois, para finalidades diferentes. Uma conferência rápida — contagem visual dos itens de classe A — cabe na rotina semanal, no fechamento de sábado por exemplo. O inventário completo, contando item por item e batendo com o que o cadastro diz que deveria ter, vale pelo menos uma vez por mês. É esse inventário mensal que revela furos: produto que sumiu, saída que não foi lançada, compra duplicada. Planilha ou sistema: quando vale automatizar Uma planilha resolve enquanto o salão tem até algumas dezenas de itens e uma pessoa responsável fixa pelo lançamento. O ponto em que vale migrar para um sistema de gestão é quando qualquer um destes aparece: mais de uma pessoa lançando entrada e saída (e a planilha começa a divergir entre abas), mais de uma unidade, ou o tempo gasto conferindo manualmente passa a ser maior do que o tempo que um sistema levaria para gerar o mesmo relatório pronto. Três erros que comem o lucro guardado em prateleira Comprar pela promoção, não pelo consumo: lote fechado com desconto que o salão não usa dentro do prazo de validade não é economia, é capital parado — e às vezes descarte. Não lançar o consumo em atendimento: se só o que é vendido é registrado, o salão nunca sabe o consumo real e o estoque mínimo do passo 3 fica chutado