Controle de estoque do salão de beleza: como parar de perder dinheiro com produto vencido ou sumido

Estoque parado ou vencido é dinheiro que já saiu do caixa Todo produto comprado e não usado já foi pago. Se ele vence na prateleira ou some sem explicação, o prejuízo é o mesmo de um cliente que não pagou a conta: só que ninguém te avisa. A diferença é que faltas na agenda aparecem no talão do dia, e estoque mal controlado só aparece meses depois, quando alguém percebe que "sempre falta" descolorante no fim do mês ou que aquele produto caro venceu fechado no armário. Se o seu salão ainda controla estoque de cabeça ou por "parece que tá acabando", este artigo é o passo a passo pra sair disso. Comece cadastrando o que você tem Antes de qualquer fórmula, o estoque precisa existir em algum lugar fora da sua memória. Pode ser uma planilha simples ou um sistema de gestão — o que importa é ter, para cada produto, pelo menos: Nome e marca Categoria (cabelo, unha, estética, descartável) Quantidade atual Data de validade Fornecedor e prazo de entrega dele Sem esse cadastro básico, não dá pra saber se um produto está sumindo — só dá pra desconfiar. Estoque mínimo e ponto de pedido: saber a hora certa de comprar Duas contas resolvem a maior parte da dor de cabeça: quando repor e quanto ter de segurança. Estoque mínimo é a quantidade que você não pode deixar faltar: consumo médio no período x tempo até a próxima entrega. Ponto de pedido é o momento de fazer o pedido: consumo médio diário x tempo de entrega do fornecedor (lead time), mais uma margem de segurança. Exemplo de cálculo, só para ilustrar o raciocínio — os números abaixo são inventados para o exemplo, não uma média do setor: um salão usa em média 3 potes de máscara de hidratação de 1kg por semana. Isso dá um consumo médio diário de 3 ÷ 7 ≈ 0,43 pote. O fornecedor demora 5 dias para entregar depois do pedido. Ponto de pedido = 0,43 x 5 ≈ 2,15 potes. Ou seja: quando sobrarem cerca de 2 potes na prateleira, é hora de pedir mais — não quando abrir o último. Para produtos com fornecedor menos confiável ou entrega variável, vale somar de 1 a 3 dias de consumo médio como margem de segurança extra, para não ficar sem produto se o pedido atrasar. PEPS: o produto mais velho sai primeiro De nada adianta calcular reposição se o produto novo é usado antes do antigo. O método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) resolve isso na prática: ao repor a prateleira, os potes novos vão para trás e os mais antigos ficam na frente, prontos para ser usados primeiro. É simples, não exige sistema nenhum, e evita que o produto comprado há seis meses fique esquecido atrás do que chegou semana passada. Fique de olho na validade — inclusive depois de aberto A validade impressa na embalagem é a validade do produto fechado. Depois de aberto, o prazo pode ser bem menor, e no Brasil essa informação não é obrigatória no rótulo — por isso muita gente não sabe que ele existe. Quando o fabricante indica esse prazo, ele aparece como o símbolo de um potinho aberto com um número seguido de "M" (de "meses"): 6M significa que o produto deve ser usado em até 6 meses depois de aberto, 12M em até 12 meses, e assim por diante (fonte: Blog Spa da Pele, sobre a regulamentação da Anvisa) . Vale conferir esse símbolo nos produtos que ficam abertos por mais tempo no salão — principalmente os que não têm giro rápido — e anotar a data de abertura no pote, com caneta ou etiqueta. Sem essa data, o prazo do "potinho aberto" é inútil, porque ninguém lembra quando foi aberto. Como perceber que o estoque está sumindo Sumiço de produto — seja por uso indevido, empréstimo que não volta ou algo mais sério — só aparece quando você compara o que deveria sobrar com o que sobra de fato. A conta é simples: quantidade que entrou, menos o que foi gasto em serviços registrados, deveria bater com o que está na prateleira. Quando não bate, e isso se repete mês após mês com o mesmo item ou a mesma pessoa, é sinal de que vale conversar com a equipe e apertar o controle daquele produto específico — como deixá-lo em local mais restrito ou exigir registro de uso a cada aplicação. Inventário mensal fecha o ciclo Cadastro, cálculo e PEPS de nada servem se ninguém confere a prateleira de tempos em tempos. Reserve um horário fixo por mês — pode ser sempre no mesmo dia, fora do horário de atendimento — para contar fisicamente o que tem, comparar com o que o cadastro diz que deveria ter, e ajustar. É nesse momento que sobra ou sumiço aparece, e é a partir dele que os próximos pedidos ficam mais precisos. Por onde começar hoje Se o estoque do seu salão ainda está na cabeça de alguém, comece pequeno: cadastre os produtos mais caros ou mais usados primeiro, anote a validade de cada um, e marque no calendário o primeiro inventário do mês que vem. O resto — ponto de pedido, PEPS, controle de sumiço — vai se encaixando conforme o cadastro cresce. O importante é sair do "parece que tá acabando" para um número que você pode checar.